01 Сценарии

Шесть сценариев: как меняется путь данных, а не только программа

Мы не обещаем цифр. Результат зависит от того, в каком состоянии учёт сейчас, поэтому показываем, что было, что стало, что проверял бухгалтер, что делал клиент и что осталось вручную. Все компании вымышлены.

Переключить «Было / Стало» Все сценарии

Рука с ручкой над раскрытым недельным планировщиком рядом с клавиатурой на белом столе — **Каждое расхождение записано**В параллельный период ведём журнал: причина, решение и статус по каждой строке.

02 Было и стало

Один сценарий в двух состояниях

Интернет-магазин одежды продаёт на двух маркетплейсах. Переключайте состояние и смотрите, как меняются путь данных и статусы слоёв учёта.

Сценарий · пример, данные вымышлены

Интернет-магазин одежды на Wildberries и Ozon

Откуда идут данные

Отчёты Wildberries Отчёты Ozon Выписка банка

Таблицы и памятьРучной ввод, свои файлы у каждого

Единая учётная базаПравила категоризации и журнал изменений

Слои учёта и статусы

ПервичкаВводится вручнуюСоздана из отчётов

БанкВыплаты не свереныВыплаты на проверке

ОтчётностьСобирается из таблицДанные в одной базе

Что проверяет бухгалтер

Возвраты и удержания восстанавливаются по памяти менеджера, строки отчёта без артикула легко пропустить.

Строки без артикула, возвраты и удержания маркетплейса, расхождение суммы выплаты и поступления на счёт.

Что делает клиент

Передаёт таблицы в разное время и в разном виде, отвечает на вопросы бухгалтера по каждому отчёту отдельно.

Открывает доступ к кабинетам только на просмотр отчётов, сопоставляет артикулы, отвечает на вопросы из очереди проверки.

03 Шесть сценариев

Как это выглядит у разных компаний

Отфильтруйте по системе, которая вас интересует. В каждом сценарии указано, что осталось вручную: подключение не заменяет решения людей.

Пример, данные вымышленыСценарий 01

Оптовая торговля стройматериалами

Несколько складов, платежи приходят на счета в двух банках, заказы принимают менеджеры по телефону и почте.

БылоБанк и склад живут в разных программах. В конце месяца бухгалтер сверяет выписку и отгрузки вручную.

СталоВыписки загружаются в базу, склад связан с реализациями, спорные операции попадают в очередь проверки.

Что проверял бухгалтер: Платежи без договора в назначении, отгрузки без поступившей оплаты.
Что делал клиент: Согласовал список складов и ответственных за статусы заказов, отвечал на вопросы по спорным платежам.
Что осталось вручную: Согласование цен и скидок по крупным заказам остаётся за менеджерами.

БанкиЗаказы и склад

Пример, данные вымышленыСценарий 02

Интернет-магазин одежды на Wildberries и Ozon

Два маркетплейса, одна выплата на счёт, возвраты приходят позже продаж, рекламные расходы списываются отдельными строками.

БылоОтчёты маркетплейсов хранятся в таблицах. Возвраты и удержания учитываются по памяти.

СталоОтчёты загружаются в базу, возвраты и удержания разнесены по статьям, выплаты сверяются с банком.

Что проверял бухгалтер: Строки отчёта без артикула, возвраты и удержания, расхождение суммы выплаты и поступления.
Что делал клиент: Открыл доступ к кабинетам на просмотр отчётов, сопоставил артикулы, сообщал об изменении тарифов.
Что осталось вручную: Управление ценами и рекламой в кабинетах, общение с покупателями.

МаркетплейсыБанки

Пример, данные вымышленыСценарий 03

Сеть из трёх кофеен

Три точки, у каждой своя касса и терминал эквайринга, смены у бариста, табель ведут управляющие.

БылоСмены кассы вводятся вручную, табель приходит в мессенджере.

СталоСмены выгружаются из кассовой программы, эквайринг сверяется с поступлениями, табель идёт в зарплату по согласованной форме.

Что проверял бухгалтер: Расхождения между сменой и поступлением на счёт, табель перед расчётом.
Что делал клиент: Управляющие закрывают смены по графику и присылают табель в согласованный день.
Что осталось вручную: Закупки у поставщиков вводятся отдельно: обмена с поставщиками в этом сценарии нет.

Касса и эквайрингЗарплата и кадры

Пример, данные вымышленыСценарий 04

Дистрибьютор бытовой химии: склад и ЭДО

Склад отгружает по заказам менеджеров, закрывающие документы уходят и приходят через оператора ЭДО.

БылоЗаказ вводится дважды: менеджер в CRM и бухгалтер в 1С для документов. Входящие документы по ЭДО разбираются письмами.

СталоЗаказ из CRM создаёт реализацию, документы уходят и приходят в той же базе, а документы без договора попадают в очередь проверки.

Что проверял бухгалтер: Документы без договора или контрагента, расхождения остатков после отгрузки.
Что делал клиент: Подписывал документы своей электронной подписью, сообщал о новых контрагентах, согласовал статусы заказов.
Что осталось вручную: Контрагенты, не подключённые к ЭДО, по-прежнему получают бумажные документы.

ЭДОЗаказы и склад

Пример, данные вымышленыСценарий 05

Сеть салонов: зарплата и табель

Четыре салона, сменный график, часть мастеров работает на сдельной оплате, у каждого салона свой управляющий.

БылоТабель ведётся в таблицах в каждом салоне, больничные и отпуска приходят сообщениями, расчёт собирается вручную в конце месяца.

СталоТабель приходит по единой форме в согласованный день, больничные и отпуска вносятся в кадровый модуль, начисления передаются в бухгалтерию, спорные случаи идут в очередь.

Что проверял бухгалтер: Больничные и отпуска, изменения окладов и ставок, воинский учёт по чек-листу.
Что делал клиент: Управляющие передавали табель по единой форме в согласованный день и присылали приказы.
Что осталось вручную: Сдельная часть оплаты считается по согласованной таблице, бухгалтер проверяет её перед расчётом.

Зарплата и кадры

Пример, данные вымышленыСценарий 06

Небольшая дизайн-студия: перенос из Excel

Учёт много лет велся в таблицах: договоры, акты, платежи и остатки по клиентам лежали в нескольких файлах.

БылоУ каждого файла свой владелец и своя структура. Остатки по клиентам сверяются вручную перед подписанием актов.

СталоСправочники клиентов и договоров перенесены в 1С, остатки подтверждены на копии, выписки загружаются в базу, акты создаются по договорам.

Что проверял бухгалтер: Перенесённые остатки и список контрагентов, расхождения параллельного периода.
Что делал клиент: Подтверждал остатки и список контрагентов, назначил ответственного за договоры.
Что осталось вручную: Старые таблицы остаются в архиве как справочные, какие периоды переносить, решает клиент.

Перенос данныхБанки

Компании, цифры и события вымышлены. Мы намеренно не приводим результатов в рублях и часах: они зависят от исходного состояния учёта и фиксируются в договоре после диагностики.

04 Журнал расхождений

Как выглядит параллельный период изнутри

Месяц мы работаем рядом с вашим текущим учётом и записываем каждое расхождение: что нашли, почему так получилось и что решили. Ниже фрагмент такого журнала для сценария с маркетплейсами.

Журнал расхождений параллельного периода: номер, расхождение, причина, решение и статус
№	Расхождение	Причина	Решение	Статус
Р-01	Выплата за период не совпала с поступлением на счёт	В выплату вошла корректировка за прошлый период	Сопоставили с прошлым отчётом, добавили статью корректировок	Сверено
Р-02	Три строки отчёта без артикула	Артикул был изменён в кабинете	Артикул сопоставлен с номенклатурой, правило записано	Сверено
Р-03	Платёж без договора в назначении	Покупатель оплатил заказ по телефону	Бухгалтер задал вопрос в рабочем чате	Ждём от вас
Р-04	Остаток на складе отличается от кабинета	Возврат оформлен после закрытия периода	Корректировка подготовлена на копии базы	На проверке
Р-05	Комиссия за хранение учтена в двух статьях	Правило категоризации дублирует себя	Правило исправляется, документы перепроводятся на копии	В работе

Фрагмент журнала для примера. Компания, суммы и события вымышлены, в рабочем журнале каждая запись хранится с автором и временем.

05 Вопросы

Про сценарии и реальные проекты

Это реальные клиенты?

Нет. Сценарии вымышлены: так мы показываем, как устроена работа, не раскрывая данных клиентов. На вашем сайте здесь будут реальные проекты, которые клиенты разрешили показать.

Почему в сценариях нет цифр результата?

Результат зависит от исходного состояния учёта, поэтому мы описываем изменение процесса, а не обещаем цифры. Объём работ и стоимость фиксируются в договоре после диагностики.

Сколько длится параллельный период?

Обычно месяц. Срок зависит от числа подключённых систем и количества расхождений и записывается в письменный план после диагностики.

Можно ли начать с одной системы?

Да. Начинаем с участка, где больше всего ручной работы. Остальные системы подключаем после проверки схемы на копии базы.

Кто принимает решения по спорным операциям?

Спорные операции разбирает бухгалтер. Если нужно пояснение по сделке, он спрашивает вас в рабочем чате. Решение и автор записываются в журнале.

Опишите свою ситуацию

Расскажите в двух словах, какие системы у вас есть. Ответим в течение двух рабочих часов (демо-SLA) и подберём для обсуждения похожий сценарий.