У каждого объекта — свой лист учёта
Жилой дом, склад, офис и ремонт квартиры требуют разных документов и разного внимания. Ниже: как мы разбираем типы объектов, что просим на старте, как выглядит один объект по этапам и как устроен рабочий месяц.
01 · Типы объектов
Четыре типа объектов — четыре разных набора документов
Выберите тип: покажем, что обычно лежит в документах, какие слои учёта нагружены сильнее и от чего зависит стоимость. Это ориентир для разговора, а не оценка вашего объекта.
Жилое строительство
Многоквартирные дома, отдельные секции и корпуса, коттеджные посёлки. Много этапов, много субподрядчиков и длинная цепочка актов.
- Договор подряда или генподряда с застройщиком и допсоглашения к нему
- Договоры с субподрядчиками по каждому виду работ: земляные работы, каркас, кровля, сети, отделка
- Смета по разделам, помесячные КС-2 и КС-3, акты скрытых работ (АОСР)
- Давальческие материалы застройщика и собственные закупки — отдельными ведомостями
- ДоговорыЗаметная
- КС-2 и КС-3Ключевая
- МатериалыЗаметная
- ЭтапыКлючевая
От чего зависит цена. Корпуса и секции с отдельными сметами считаются как отдельные объекты. Сильнее всего влияют число субподрядчиков, объём давальческих материалов и режим налогообложения. Обычно подходит пакет «Объект-Учёт» (УСН) или «Генподряд» (ОСНО).
Коммерческая недвижимость
Офисы, торговые и гостиничные комплексы. Крупные договоры, инженерные системы и частые изменения объёма — а значит, допсоглашения и пересчёт актов.
- Договор генподряда с инвестором и график финансирования
- Допсоглашения об изменении объёма, сроков и цены
- Договоры на инженерные системы: вентиляция, электрика, слаботочные сети
- Условия об удерживаемой части оплаты и порядок её возврата по договору
- ДоговорыКлючевая
- КС-2 и КС-3Ключевая
- МатериалыЗаметная
- ЭтапыЗаметная
От чего зависит цена. Влияют число допсоглашений, удерживаемые суммы, число субподрядчиков по инженерным системам и НДС. Обычно подходит пакет «Генподряд» при ОСНО.
Склады и производство
Склады, цеха, логистические комплексы. Этапов меньше, но много материалов и оборудования, которые поставляются по спецификациям.
- Договоры поставки металлоконструкций, панелей и оборудования со спецификациями
- Накладные и УПД на каждую поставку, акты приёмки на площадке
- Акты монтажа оборудования и пусконаладочных работ
- Оборудование заказчика на давальческих условиях — отдельным учётом
- ДоговорыЗаметная
- КС-2 и КС-3Заметная
- МатериалыКлючевая
- ЭтапыЗаметная
От чего зависит цена. Влияют число поставщиков, доля давальческого оборудования и число площадок. Обычно подходит пакет «Объект-Учёт». Инвентаризация на площадке — отдельно, от 6 000 ₽ за выезд.
Ремонт и отделка
Ремонт офисов, квартир и торговых помещений. Короткие договоры и много мелких закупок, которые прораб оплачивает на месте.
- Короткий договор и смета по помещениям, акты по этапам
- Авансовые отчёты прораба с чеками на материалы
- Подотчётные суммы и перечень закупок по каждому помещению
- Договоры с небольшими бригадами и отдельными исполнителями
- ДоговорыБазовая
- КС-2 и КС-3Заметная
- МатериалыКлючевая
- ЭтапыБазовая
От чего зависит цена. Влияют число объектов-помещений, объём закупок за наличные и число сотрудников. Если актов КС-2 и КС-3 нет, объект один, режим УСН — обычно подходит «Объект-Старт»; если акты нужны — «Объект-Учёт».
Окончательная стоимость фиксируется в договоре после диагностики. Информация на сайте не является публичной офертой.
02 · Паспорт объекта
Что нужно знать об объекте до первого закрытого периода
Шесть вещей, о которых мы спрашиваем на старте. Файлы на сайт не загружаются: разбираем их вместе с вами на диагностике, а после договора передаём через защищённый канал.
Договор и допсоглашениякто, что, за сколько и когда
Подписанный экземпляр с приложениями. Из него берём предмет, цену, порядок оплаты, условия об авансе и об удерживаемой части.
Что делаете вы: показываете копии на диагностике, оригиналы остаются у вас.
Смета или расчёт ценыверсия, которая согласована
От сметы зависит, как закрываются акты КС-2: по разделам, видам работ или этапам. Если смета менялась, нужна последняя согласованная версия и список изменений.
График работ и этапыдаты этапов и подписания актов
Определяем этапы учёта: какой период закрывается каким актом и когда ждать подписи заказчика. Если графика нет — составляем черновик вместе с прорабом.
Субподрядчики и поставщикис договорами и режимом налогообложения
Для каждого — договор, порядок оплаты и режим налогообложения (с НДС или без). От этого зависит проверка счетов-фактур и актов.
Порядок оплат и авансыкак платит заказчик и как платите вы
Авансы, поэтапная оплата, удерживаемая часть. Из этого строится календарь платежей и зачёт аванса в актах.
Люди и роликто на объекте за что отвечает
Руководитель, прораб, кадровик: кто передаёт документы, кто подписывает акты и кому какие объекты доступны в защищённом канале.
- Объект
- Логистический центр, этап 3Тюмень, условно В работе
- Договор
- Подряд с заказчиком и два допсоглашенияномера и даты — по подписанному экземпляру Учтено
- Смета
- Версия 3, согласованаизменение объёма — в допсоглашении № 2 Учтено
- График
- Пять этапов, акты ежемесячноподпись заказчика — по условиям договора В работе
- Субподряд
- Три организациидвое на ОСНО, один на УСН Ждём документ
- Оплаты
- Аванс, далее по актамудерживаемая часть — по договору Нужна проверка
- Роли
- Прораб · директор · бухгалтердоступ по ролям в защищённом канале Учтено
Паспорт заполняется на диагностике вместе с вами. Статусы показывают, что уже есть, чего не хватает и что нужно проверить. Файлы на сайт не загружаются.
03 · Один объект по этапам
Логистический центр: пять этапов и пять слоёв на каждом
Выберите этап: что происходит в учёте, что чаще всего пропускают и в каком состоянии слои. Объект и данные вымышлены, состояние — на октябрь 2026 года.
Этап 1. Подготовка и договоры
- Что происходит в учёте
- Подписываются договор с заказчиком и договоры с субподрядчиками, утверждается смета, открывается учёт по объекту, принимается аванс.
- Что чаще всего пропускают
- Допсоглашения, которые не попали в учёт, и несовпадение версии сметы с приложением к договору.
- Кто отвечает
- Руководитель — договоры; бухгалтер — настройка учёта по объекту и проверка комплекта.
- Договоры и допсоглашенияУчтено
Договор и приложения проверены, версия сметы совпадает.
- Акты КС-2 и КС-3Не начато
Актов ещё нет, календарь подписания заведён.
- Материалы и давальческиеНе начато
Закупок ещё нет, перечень поставщиков согласован.
- Оплаты и авансыУчтено
Аванс заказчика учтён, график платежей занесён в календарь.
- Закрытие этапаУчтено
Паспорт объекта составлен и подписан руководителем.
Этап 2. Нулевой цикл и фундамент
- Что происходит в учёте
- Земляные работы и фундамент. Первые крупные поставки бетона и арматуры, первые акты КС-2 и КС-3, зачёт аванса.
- Что чаще всего пропускают
- Накладные, принятые на площадке, но не оприходованные; списание материалов без привязки к этапу.
- Кто отвечает
- Прораб — накладные и данные для актов; бухгалтер — оприходование и проверка; директор — подпись актов.
- Договоры и допсоглашенияУчтено
Допсоглашение по объёму земляных работ учтено.
- Акты КС-2 и КС-3Учтено
Акты за три месяца подписаны, справки КС-3 закрыты.
- Материалы и давальческиеУчтено
Бетон и арматура списаны в работы по ведомости.
- Оплаты и авансыУчтено
Аванс засчитан по выполненным объёмам.
- Закрытие этапаУчтено
Этап закрыт, остатки материалов подтверждены.
Этап 3. Каркас и кровля
- Что происходит в учёте
- Монтаж металлоконструкций и кровли. Самые большие поставки и самые крупные акты; подключаются новые субподрядчики.
- Что чаще всего пропускают
- УПД на металлоконструкции приходят позже, чем материал на площадке; в актах субподрядчиков меняется объём без допсоглашения.
- Кто отвечает
- Прораб передаёт накладные; бухгалтер сверяет поставки с договорами; руководитель подписывает акты и решает по спорным позициям.
- Договоры и допсоглашенияУчтено
Договор с кровельной бригадой подписан и внесён в реестр.
- Акты КС-2 и КС-3В работе
КС-2 за сентябрь на подписи у заказчика.
- Материалы и давальческиеЖдём документ
Ждём УПД на металлоконструкции: материал принят на площадке, в учёте его пока нет.
- Оплаты и авансыНужна проверка
Зачёт аванса по КС-3 не совпадает с графиком платежей — сверить с договором.
- Закрытие этапаНе начато
Начнётся после подписания КС-3 за сентябрь.
Этап 4. Инженерные сети
- Что происходит в учёте
- Электрика, вентиляция, слаботочные системы. Больше небольших субподрядчиков и оборудования заказчика на давальческих условиях.
- Что чаще всего пропускают
- Давальческое оборудование без отдельного учёта; субподрядчики на разных режимах налогообложения, проверенные одинаково.
- Кто отвечает
- Руководитель — выбор исполнителей; бухгалтер — проверка договоров и режима исполнителя; прораб — приёмка оборудования.
- Договоры и допсоглашенияВ работе
Допсоглашение по электрике готовится.
- Акты КС-2 и КС-3Не начато
Первый акт ожидается после начала монтажа.
- Материалы и давальческиеНе начато
Оборудование заказчика учтём отдельной ведомостью.
- Оплаты и авансыНе начато
Календарь платежей по новым договорам.
- Закрытие этапаНе начато
Этап откроется после закрытия каркаса и кровли.
Этап 5. Отделка и сдача
- Что происходит в учёте
- Отделка, пусконаладка и сдача объекта заказчику. Финальные акты, расчёт удерживаемой части, закрытие договоров.
- Что чаще всего пропускают
- Незакрытые акты прошлых этапов, договоры с небольшими исполнителями, остатки материалов без списания.
- Кто отвечает
- Руководитель подписывает финальные акты; бухгалтер готовит комплект закрытия по условиям договора.
- Договоры и допсоглашенияНе начато
Закрытие договоров — по итогам сдачи.
- Акты КС-2 и КС-3Не начато
Финальные КС-2 и КС-3 — по комплекту всех этапов.
- Материалы и давальческиеНе начато
Инвентаризация остатков и списание.
- Оплаты и авансыНе начато
Окончательный расчёт и удерживаемая часть — по договору.
- Закрытие этапаНе начато
Комплект закрытия объекта — в журнал задач.
Реальные этапы, акты и сроки определяются вашим договором и сметой. Пример показывает, как состояние слоёв выглядит для руководителя.
04 · Месячный цикл по слоям
Как устроен рабочий месяц: когда собираем, сверяем и разбираем
Типовой месяц по слоям учёта. Фактический календарь закрепляется в договоре, а сроки отчётности и платежей определяет закон, а не этот график. Выберите слой, чтобы выделить его строку.
С 1-го числа собираем накладные, УПД и акты, недостающее запрашиваем у прораба. Штриховка — ожидание документов от клиента.
Сбор выписок и предварительная категоризация платежей по объектам — для проверки бухгалтером; спорные платежи сверяются с договорами.
Авансовые отчёты прораба: чеки, остатки подотчётных сумм, закупки по объектам.
Проверка актов и справок, отправка заказчику. Штриховка — подпись на стороне заказчика, срок определяется договором.
Табель бригады, начисление, ведомости. Сроки выплат определяются законом и правилами вашей компании.
Расчёт налогов по документам и действующим правилам, подготовка и отправка отчётности по календарю из договора.
Статусы слоёв, расхождения, следующий шаг и владелец каждой задачи — на разбор с руководителем.
05 · Глоссарий
Строительные документы простыми словами
Семь терминов, которые чаще всего встречаются в разговоре бухгалтера с прорабом. Это пояснение терминов, а не юридическая консультация.
| Термин | Простыми словами | Зачем бухгалтеру | Кто готовит |
|---|---|---|---|
| КС-2 | Акт о приёмке выполненных работ: перечень работ за период с объёмами и ценами. | По нему выставляются счета и учитывается выполнение, поэтому его сверяют со сметой и договором. | Подрядчик (прораб, ПТО); подписывает заказчик. |
| КС-3 | Справка о стоимости выполненных работ и затрат: итог по периодам нарастающим итогом. | Видно, сколько выполнено, сколько оплачено и как засчитывается аванс. | Подрядчик на основании КС-2. |
| АОСР | Акт освидетельствования скрытых работ: подтверждает, что работа выполнена до того, как её закрыли следующим слоем. | Подтверждает объём работ, которые потом не видны; на него ссылаются при проверке актов. | Подрядчик вместе с техническим надзором. |
| М-29 | Отчёт о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом по нормам. | Показывает, сколько материала списано в работы и как это соотносится с нормой. | Прораб или ПТО; проверяет бухгалтер. |
| Давальческие материалы | Материалы заказчика, которые он передаёт подрядчику для выполнения работ. | Учитываются отдельно от собственных закупок; порядок передачи, списания и отчётности — по договору. | Заказчик передаёт, прораб принимает, бухгалтер учитывает. |
| УПД | Универсальный передаточный документ: объединяет накладную и счёт-фактуру. | По нему оприходуют поставку и сверяют её с договором поставки. | Поставщик; бухгалтер проверяет. |
| Удерживаемая часть оплаты | Доля цены, которую заказчик по договору задерживает до наступления условий: сдачи, устранения замечаний. | Влияет на календарь платежей и на сверку расчётов по договору. | Условия — в договоре; расчёты ведёт бухгалтер. |
Формы документов и порядок их применения уточняются в вашем договоре.
Дальше
Кто отвечает за слои учёта и что происходит после ошибки
Кто контролирует сроки, что делает клиент и что делает бухгалтер, как фиксируются задачи и как исправляется ошибка — на главной странице. Объём ответственности и страхование ответственности указываются в договоре.
Ответим в течение двух рабочих часов (демо-SLA). Документы и выписки в сообщение не прикладывайте.